机关文印以智能化谋突围

　　机关文印企业积极开展智能化建设。

　　作为一类特殊的印制加工企业，机关文印在政府行政工作中起着至关重要的作用，主要负责印制各类政府文件、政策资料等，以清晰、准确的印刷质量保证政策信息能够完整无误地传达给各级部门和广大民众。随着人工智能、大数据、物联网等先进技术的发展，机关文印企业需要主动开展智能化建设。

　　智能化之势锐不可当

　　智能化建设已成为机关文印企业的必然发展趋势，在其日常工作开展中发挥着重要作用。

　　传统的机关文印工作涉及大量的人工操作，如文件排版、校对、印刷数量统计等。智能化建设能够实现自动化的文件处理流程，大大缩短了文件制作时间。同时，智能化文印系统可以对印刷后的文件进行电子存档，并建立高效的索引机制。当需要查找某一文件时，工作人员能够通过关键词、日期、文号等多种方式快速检索到电子版本，以提高文件管理和利用的效率。

　　在文印过程中，人工操作容易出现排版错误、文字错漏等问题。智能化文印系统可以设置严格的校对规则，例如对一些特定的公文格式要求，如字体、字号、行距、页码等进行自动检查和纠错。在文件转换和印刷过程中，系统能够保证文件的完整性和准确性，避免因人工操作失误而导致的文件质量问题。同时，机关文件往往包含涉密信息，智能化文印系统可设置严格的用户访问权限，根据工作人员的职责和级别，限制对不同类型文件的访问、编辑和印刷权限。在文件的传输和存储过程中，智能化系统可采用加密技术。无论是文件在网络中的传输，还是存储在文印系统的数据库中，都能以加密的形式存在，防止文件内容被非法窃取或篡改。对废弃的文件数据，系统能够进行安全的删除和销毁处理，确保信息安全。

　　随着机关办公自动化的不断推进，文印工作需要与其他办公系统，如办公自动化软件、电子政务系统等进行无缝对接。智能化建设能够实现文印系统与这些系统的数据交互，例如从办公自动化系统中直接接收待印刷的文件，并将印制过程的文件状态反馈给相关办公系统，提高机关整体的信息化协同水平。智能化文印系统还可以收集和分析大量的文印数据，如不同类型文件的印刷频率、用纸量、印刷高峰期等。这些数据可以为机关的资源管理、工作安排等提供决策支持。此外，智能化文印系统可以通过精确的文件排版和打印设置，优化纸张使用。例如，自动调整页面布局以减少空白页的产生，根据实际需求准确控制油墨或碳粉的用量，避免浪费。智能化系统能够对文印设备进行远程监控和管理，可以实时了解设备的运行状态、故障预警等信息，及时进行维护保养，延长设备使用寿命。

　　三种建设模式各具优势

　　机关文印智能化建设主要有内部集成模式、云服务模式和混合模式，3种模式各有优势。

　　一是内部集成模式。机关内部通过整合现有的文印资源，包括文印设备、文印管理软件及相关的人员资源，构建一体化的文印平台。这个平台可以实现对文印流程从文件提交、排版、校对、审批到印刷、分发、存档等各个环节的集中管理。例如，工作人员可以通过机关内部的办公网络登录文印平台，提交需要印刷的文件，并在平台上跟踪文件的文印进度，将文印平台与机关内部的办公自动化系统、电子政务系统等进行深度对接。在这种模式下，文件可以在办公系统和文印平台之间实现无缝流转。例如，当一份公文在办公自动化系统中完成审核流程后，可以自动推送至文印平台进行印刷，并且文印平台可以将文件的印刷状态实时反馈给办公系统，实现信息的交互共享，提高机关内部工作的协同性。

　　二是云服务模式。机关采用云服务提供商提供的文印服务平台。这种模式下，机关无需自行构建复杂的文印基础设施，而是将文印业务托管给云平台。云平台提供文件存储、排版、印刷管理等一系列功能。例如，机关工作人员可以将文件上传至云文印平台，在云端进行文件的编辑和排版，然后指定云平台连接的本地或异地的文印设备进行印刷。在云服务模式下，数据安全和隐私保护是关键。云服务提供商需要采用严格的加密技术对机关的文印数据进行保护，同时要遵守相关的法律法规和隐私政策。机关也需要与云服务提供商签订详细的数据安全协议，明确双方在数据保护、访问控制、审计等方面的责任和义务，确保机关文件的安全性和保密性。

　　三是混合模式。混合模式是将内部集成模式和云服务模式相结合。机关可以根据自身的需求，将部分核心文印业务，如涉密文件的文印工作采用内部集成模式，在机关内部构建安全的文印环境进行处理；而将一些非核心的、对成本较为敏感的文印业务，如一般性宣传资料的印刷等采用云服务模式，利用云平台的成本优势和灵活性。这种模式可以实现灵活的文印资源调配。例如，在机关内部文印任务繁忙时，可以借助云平台的文印资源进行文件印刷，而在云平台出现故障或网络问题时，可以依靠内部的文印设施保证基本的文印工作不受影响。同时，混合模式也有助于机关在文印数智化建设过程中逐步推进，根据业务发展和技术应用的情况，合理调整内部和外部文印资源的比例。

　　（作者单位：西安理工大学、云南省机关事务管理局第二印务中心）